Digitalizacja dokumentów – ułatwienie pracy zdalnej

• 22 maja 2020 • Komentarze (0)

Popularność zdalnego wykonywania obowiązków służbowych nie maleje. Z takim trybem pracy wiążą się określone zalety, również dla pracodawcy. Przede wszystkim praca może być wykonywana z każdej części świata, co pozwala przedsiębiorcy czerpać najlepsze talenty (nie jest ograniczony tylko do osób z jego miasta).

fot. moje-finanse.pl

Opcja zdalna to również oszczędność na czynszu. Niektóre firmy zdecydowały się traktować stacjonarne biuro jako możliwość, a nie konieczność. Aby móc czerpać pełnię korzyści związanych z pracą zdalną, niezbędna będzie digitalizacja dokumentów.

Waga digitalizacji dokumentów – korzyści dla przedsiębiorstwa

Firmy chętnie przestawiają się z tradycyjnej dokumentacji na akta w wersji elektronicznej. Dzięki temu komunikacja z klientami jest dużo sprawniejsza. Możliwość dzielenia się plikami czy nawet zawiązywania umów na odległość sprawia, że między klientem a firmą rodzi się dynamiczna relacja, w której ma miejsce sprawne odpowiadanie na oczekiwania drugiej strony. Ewentualne poprawki do dokumentu można wdrożyć bardzo szybko i w jednej chwili wysłać klientowi lub partnerowi biznesowemu zaktualizowaną wersję akt.

Cyfrowe pliki ułatwiają nie tylko komunikację “na zewnątrz”; pozytywnie wpływają również na pracę wewnątrz przedsiębiorstwa. Konkretne procesy zaczynają działać jak dobrze naoliwiony mechanizm, gdy brakuje przestojów, a każdy z pracowników może w dowolnym momencie pracować nad dowolnym dokumentem. Zanim jednak taki korzystny scenariusz dojdzie do skutku, potrzebna jest profesjonalna digitalizacja dokumentów.

Jak wygląda digitalizacja dokumentów?

W firmach przeważnie mamy do czynienia z dokumentacją papierową, toteż pierwszym etapem przetwarzania dokumentu do formy cyfrowej, jest skanowane. Warto jednak wiedzieć, że takie działania mogą przebiegać też w inny sposób, bo digitalizacja może dotyczyć również np. dźwięku. Sam proces skanowania nie pozwala jednak sprawnie korzystać z utworzonego pliku. Digitalizacja ma rzeczywisty sens, jeśli pliki elektroniczne zostaną właściwie posegregowane i skatalogowane. Na szczęście przedsiębiorstwa, planujące zdigitalizować swoje akta mogą liczyć tutaj na wyraźną pomoc – usługodawcy oferujący wsparcie działają kompleksowo. Rhenus Data Office Polska i inne firmy tego typu zajmą się więc:

  • Skanowaniem akt w taki sposób, żeby idealnie oddać wygląd dokumentu;
  • Zapisem pliku w odpowiednim formacie;
  • Skatalogowaniem i archiwizacją zdigitalizowanych treści.

Digitalizacja dokumentów ma ogromny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Pozytywne efekty procesu można zauważyć bardzo szybko, nawet jeśli digitalizowanie akt zachodzi stopniowo przez dłuższy okres. W przypadku przedsiębiorstw, w których pracownicy pracują zdalnie, dostęp do cyfrowych treści ma szczególnie ważne znaczenie.

Jak wypływ digitalizacja dokumentów ma na pracę zdalną?

Dzielenie się plikami, możliwość otwierania konkretnych formatów dokumentów, wspólna praca nad tym samym plikiem – to wszystko dla wielu przedsiębiorstw jest niezbędne, do płynnego funkcjonowania. Podczas pracy stacjonarnej bardzo łatwo jest zweryfikować informację lub szybko zażegnać kryzys związany z brakiem dostępu do jakiegoś dokumentu. Oczywiście, jest to czasochłonne, ale zazwyczaj wystarczy po prostu podejść do biurka współpracownika lub zajrzeć do firmowego archiwum. Pracując zdalnie, jesteśmy pozbawieni takiej możliwości. Działając na elektronicznych wersjach dokumentów, możemy jednak z dużo większą sprawnością wykonywać swoje obowiązki, niż byłoby to możliwe w stacjonarnej firmie, w której nie przeprowadzono digitalizacji.

Każdemu przedsiębiorcy powinno zależeć na tym, żeby jego pracownicy wykonywali obowiązki sprawnie, a komunikacja między nimi oraz na linii firma-klient przebiegała bez zarzutu. Jednym z podstawowych kroków, jakie warto podjąć w tym kierunku, jest stworzenie bazy zdigitalizowanych dokumentów. Należy pamiętać tutaj o kwestiach bezpieczeństwa. Na tym polu również dobrze będzie skorzystać z pomocy profesjonalisty, który pomoże zabezpieczyć konkretne katalogi i przyznać dostępy odpowiednim grupom pracowników.

VN:F [1.9.22_1171]
Ocena: 0.0/5 (0 ocen)

Czytaj także:

Moje-finanse.pl na Facebooku

 

Kategoria: Bez kategorii

Komentarze (0)

Wypis URL | Kanał RSS dla komentarzy

Bądź pierwszy i skomentuj tę publikację.

Wyraź swoją opinię